U.S. Department
of Justice
Guía de referencia de la Ley de Libertad de Información del Departamento de Justicia
La Guía de referencia de la Ley de Libertad de Información del Departamento de Justicia (Guía de referencia) proporciona orientación para realizar solicitudes de la Ley de Libertad de Información al Departamento de Justicia. Gran parte de la información proporcionada en la Guía de referencia también se puede encontrar en otras partes del sitio web del Departamento, y también se presenta en un formato de preguntas y respuestas en la página Hacer una solicitud de la FOIA al DOJ de nuestro sitio. Sin embargo, la Guía de referencia consolida esa información en un documento discreto, lo que permite un acceso y una distribución más sencillos de este material.
I. Introducción
Esta Guía de referencia está diseñada para ayudar al público a comprender cómo funciona el proceso de la FOIA para que el público pueda estar mejor informado sobre las operaciones y actividades del gobierno federal.
La FOIA generalmente establece que cualquier persona tiene derecho a obtener acceso a los registros de las agencias federales, excepto en la medida en que dichos registros estén protegidos de la divulgación por la FOIA. Las agencias proporcionan cada vez más una gran cantidad de información en sus sitios web, por lo que antes de realizar una solicitud se le recomienda que revise los materiales ya publicados en los sitios web de las agencias, ya que puede encontrar allí la información que le interesa.
La FOIA se aplica a los registros del Poder Ejecutivo del gobierno federal y no proporciona acceso a los registros en poder del Congreso, los tribunales federales, las oficinas de asesoramiento del presidente, las agencias gubernamentales estatales o locales, o empresas o individuos privados. Todos los estados tienen sus propias leyes que rigen el acceso público a los registros del gobierno estatal y local; se debe consultar a las agencias estatales para obtener más información sobre cómo obtener acceso a sus registros.
Esta Guía de referencia está diseñada para familiarizarlo con los procedimientos específicos para realizar una solicitud de la FOIA al Departamento de Justicia de los Estados Unidos (DOJ, por sus siglas en inglés). El proceso no es complicado ni requiere mucho tiempo. Si sigue las instrucciones a continuación, tendrá más probabilidades de recibir la información que busca en el menor tiempo posible. Esta Guía de referencia también incluye descripciones de los tipos de registros que mantienen las agencias, divisiones, oficinas y juntas del DOJ, que se denominan colectivamente "componentes" del DOJ. Esta Guía proporciona información de contacto para todos los componentes del DOJ para que pueda comunicarse directamente con ellos. La página de inicio de la FOIA del DOJ, que contiene esta Guía de referencia, se encuentra en www.justice.gov/oip.
En primer lugar, es importante comprender que no existe una oficina central en el gobierno que procese las solicitudes de la FOIA para todos los departamentos y agencias federales. Cada departamento y agencia federal responde a las solicitudes de sus propios registros. Por lo tanto, antes de enviar una solicitud al DOJ, debe determinar si es probable que el DOJ tenga los registros que busca. Se requiere que cada departamento y agencia federal proporcione material de referencia para ayudar a quienes deseen solicitarles registros. Por consiguiente, debe consultar los sitios web de cualquier agencia federal que pueda tener los registros que busca. Al hacerlo, sabrá qué registros ya están disponibles en el sitio web de la agencia y también podrá determinar qué agencia es probable que mantenga los registros que busca. La información de contacto de otros departamentos y agencias federales está disponible en FOIA.gov en http://www.foia.gov/report-makerequest.html.
Las reglas formales para realizar solicitudes de la FOIA al DOJ se establecen en las regulaciones del DOJ. Estas regulaciones están disponibles en el sitio web de la FOIA del DOJ en "Recursos de la FOIA" (haga clic en "Regulaciones de la FOIA del DOJ"). En la mayoría de los casos, esta Guía de referencia debería brindarle toda la información básica que necesitará para presentar solicitudes.
II. Acceso a determinados registros sin una solicitud de la FOIA
El sitio web del DOJ, ubicado en www.justice.gov, debe ser el punto de partida para cualquier persona interesada en el DOJ. Contiene información detallada sobre todas las actividades del DOJ. El sitio web incluye noticias, el Blog de Justicia y el Centro de Acción del DOJ, donde puede obtener información sobre cómo denunciar un delito, conseguir un trabajo, solicitar una subvención o identificar a un delincuente "más buscado". Se publican muchos recursos, así como información sobre todos los componentes del DOJ, como el FBI, la DEA o la Oficina de Prisiones. Hay información disponible sobre carreras en el DOJ, oportunidades de pasantías, presupuesto y desempeño, así como planes estratégicos. El DOJ publica formularios, publicaciones y casos destacados. Hay una sala de reuniones con videos y una biblioteca de fotografías. Además, cada componente del DOJ publica una variedad de registros de interés para el público. Se le recomienda que vea los registros y la información que se encuentran disponibles en la página de cada componente del sitio web del DOJ. Además, es posible que encuentre que la información que le interesa ya está publicada en las bibliotecas de la FOIA de los componentes. Hay un enlace a la biblioteca de la FOIA de cada componente disponible en http://www.justice.gov/oip/available-documents-all-doj-components.
Si está interesado en información sobre la FOIA en sí, el sitio web de la FOIA del DOJ y FOIA.gov ofrecen una gran cantidad de recursos. El sitio web de la FOIA del DOJ contiene los informes anuales de la FOIA y los informes de funcionarios jefes de la FOIA, así como enlaces a los informes anuales de la FOIA y los informes de los funcionarios jefes de la FOIA de todos los departamentos y agencias federales. También puede consultar FOIA Post, que es el blog del DOJ que incluye información sobre las directrices de la FOIA emitidas por la OIP y todos los esfuerzos de la OIP para fomentar el cumplimiento de la FOIA por parte de las agencias. Los resúmenes de las decisiones judiciales importantes de la FOIA están disponibles en la página Decisiones judiciales del sitio web de la OIP, con la posibilidad de ver las decisiones por tema o mediante búsquedas de palabras clave. La Guía del Departamento de Justicia sobre la Ley de Libertad de Información, que es un tratado completo sobre la FOIA y contiene una descripción detallada de todos los aspectos de la ley, está disponible en http://www.justice.gov/oip/doj-guide-freedom-information-act-0. El sitio web de la FOIA del DOJ también contiene un enlace al sitio web de la FOIA de cada componente en http://www.justice.gov/oip/find-foia-contact-doj/list. En resumen, muchos solicitantes potenciales de la FOIA pueden ahorrar tiempo si revisan cuidadosamente lo que ya está publicado en el sitio web del DOJ antes de realizar una solicitud de FOIA.
El Anexo C de esta Guía de referencia contiene descripciones de los principales sistemas de información del DOJ, que son los sistemas de archivos y bases de datos que utilizan los componentes del DOJ para mantener los registros. Estas descripciones incluyen explicaciones de los tipos de registros que se mantienen dentro de cada sistema de información. Se puede acceder a estas descripciones desde el sitio web de la FOIA del DOJ en la sección "Guía de referencia del DOJ".
III. Dónde presentar una solicitud de la FOIA
El DOJ está organizado en una serie de agencias, divisiones, oficinas y juntas, a las que se hace referencia como "componentes". Dentro del DOJ, cada componente procesa sus propios registros en respuesta a las solicitudes de la FOIA. Por lo tanto, su solicitud recibirá la respuesta más rápida posible si se dirige directamente al componente que usted cree que tiene los registros que está buscando. Como se indicó anteriormente, el Anexo B contiene una descripción de los componentes del DOJ y sus domicilios. También contiene información de contacto para el Centro de Servicio de Solicitantes de la FOIA de cada componente y sus enlaces públicos de la FOIA.
Como se mencionó anteriormente, las funciones de cada componente se describen en el sitio web del DOJ. También se resumen en la Parte O de las regulaciones del DOJ.
En casi todos los casos, debe enviar su solicitud de la FOIA a la oficina central de la FOIA de un componente. Tenga en cuenta, sin embargo, que incluso aquellos componentes que reciben todas las solicitudes de la FOIA en una oficina central a veces le solicitarán información adicional sobre la ubicación más probable de los registros que busca. Por ejemplo, si busca registros de una Fiscalía de los Estados Unidos en particular, si bien su solicitud a la Oficina Ejecutiva de Fiscales de los Estados Unidos (EOUSA, por sus siglas en inglés) siempre debe enviarse a la Oficina de la FOIA central de la EOUSA, debe indicar claramente qué Fiscalía de los Estados Unidos conservaría los registros que busca. Consulte el Anexo B para obtener información de contacto de las oficinas de la FOIA centrales de cada uno de los componentes del DOJ.
Si usted cree que el DOJ conserva los registros que busca, pero no está seguro de qué componente los tiene, puede enviar su solicitud a: FOIA/PA Mail Referral Unit, Justice Management Division, Room 115, LOC Building, Washington, D.C. 20530-0001, Atención: Solicitud de la FOIA. También usted puede enviar su solicitud a la Unidad de Referencia por Correo por correo electrónico (MRUFOIA.Requests@usdoj.gov) o por fax ((202) 616-6695). El personal de esa división luego enviará su solicitud al(los) componente(s) del DOJ que determine que es más probable que mantengan los registros que busca.
IV. Cómo hacer una solicitud de la FOIA
Debe enviar su solicitud de la FOIA directamente al componente del DOJ que crea que tiene los registros que busca. Se puede hacer una solicitud de la FOIA para cualquier registro de la agencia. También puede especificar el formato en el que desea recibir los registros. Antes de enviar su solicitud, puede comunicarse con el contacto de la FOIA del componente o con el enlace público de la FOIA para analizar los registros que busca y recibir ayuda para describirlos. Existen exenciones legales que autorizan la retención de información de naturaleza sensible. Las exenciones de la FOIA protegen, por ejemplo, la seguridad nacional, la privacidad personal, los registros privilegiados y los intereses de las fuerzas del orden público. Cuando el DOJ le retiene información, normalmente debe especificar qué exención de la FOIA permite la retención. Debe tener en cuenta que la FOIA no exige que las agencias realicen investigaciones para usted, analicen datos, respondan a preguntas escritas o creen registros en respuesta a una solicitud.
El DOJ no exige un formulario especial para realizar una solicitud de la FOIA. Las solicitudes deben realizarse por escrito. Muchos componentes del DOJ aceptan ahora solicitudes de la FOIA presentadas electrónicamente, incluso mediante formulario web, correo electrónico o fax. Debe incluir la anotación "Solicitud de la Ley de Libertad de Información" en su correo electrónico o en el frente de su sobre de solicitud y también al comienzo de su carta de solicitud. Consulte el Anexo B para obtener más información sobre qué componentes aceptan solicitudes electrónicas de la FOIA y para obtener información sobre cómo realizar dichas solicitudes
Privacidad y certificación de identidad
Para proteger su privacidad y la privacidad de los demás, siempre que solicite información sobre usted se le solicitará que proporcione una declaración notariada o una declaración firmada bajo pena de perjurio que indique que usted es la persona que dice ser. Puede cumplir con este requisito de las siguientes maneras:
- completando y firmando el Formulario DOJ-361 (consulte el Anexo D),
- haciendo que su firma en su carta de solicitud sea atestiguada por un notario, o
- incluyendo la siguiente declaración inmediatamente encima de la firma en su carta de solicitud: "Declaro bajo pena de perjurio que lo anterior es verdadero y correcto. Firmado el [fecha]".
Si solicita información sobre usted mismo y no sigue uno de estos procedimientos, su solicitud no podrá ser procesada. Este requisito ayuda a garantizar que la información privada sobre usted no se divulgue de manera inapropiada a ninguna otra persona.
De manera similar, si solicita registros relacionados con otra persona y la divulgación de los registros podría invadir la privacidad de esa persona, normalmente no se le divulgarán. Por ejemplo, si busca información que demuestre que otra persona (incluido su cónyuge u otro miembro de su familia inmediata) ha sido objeto de una investigación penal o incluso fue mencionada en un expediente penal y no proporciona el consentimiento de la persona o una prueba de su muerte, en casi todos los casos el DOJ responderá declarando que "no confirmará ni negará" la existencia de registros de las fuerzas del orden público pertinentes. Dicha información de las fuerzas del orden público sobre una persona viva se divulga sin el consentimiento de esa persona solo cuando la divulgación de la información no invadiría ningún interés de privacidad personal o en casos en que el interés de privacidad de la persona se ve superado por un fuerte interés público en la divulgación.
Cuando una solicitud de registros pertenece a un tercero, puede recibir un mayor acceso si presenta una autorización notariada firmada por esa persona o una declaración hecha de conformidad con los requisitos establecidos en la sección 1746 del Título 28 del Código de los Estados Unidos por esa persona que autorice la divulgación de los registros a usted, o si presenta una prueba de que la persona ha fallecido (por ejemplo, una copia de un certificado de defunción o un obituario).
Descripción de los registros solicitados
Al realizar su solicitud, debe ser lo más específico posible al describir los registros que busca. No es necesario que proporcione el nombre o el título del registro solicitado, pero cuanto más específico sea sobre los registros o tipos de registros que busca, más probabilidades habrá de que el componente del DOJ pueda localizarlos. Por ejemplo, si ha sido entrevistado por un componente de las fuerzas del orden público del DOJ (como el FBI) en relación con una investigación de las fuerzas del orden público y desea solicitar una copia del informe de la entrevista, su inclusión de la fecha y el lugar de la entrevista, y el nombre del agente entrevistador y el sujeto de la investigación, si se conoce, será útil para que el componente determine dónde buscar y qué registros responden a su solicitud. Antes de enviar su solicitud, puede comunicarse con el contacto de la FOIA del componente o con el enlace público de la FOIA para analizar los registros que busca y recibir ayuda para describirlos.
Además de los requisitos mencionados anteriormente para realizar una solicitud de la FOIA, algunos componentes del DOJ requieren información específica adicional para procesar una solicitud de tipos particulares de registros. Por ejemplo, cuando una persona realiza una solicitud de la FOIA a la Oficina Ejecutiva de Revisión de Casos de Inmigración (EOIR, por sus siglas en inglés) para sus registros de inmigración, la EOIR requiere que esa persona proporcione su número de extranjero "A". Estos requisitos especiales se indican, cuando corresponde, como parte de las descripciones de los componentes en el Anexo B.
Acuse de recibo de la solicitud
Cuando un componente del DOJ recibe su solicitud de la FOIA, normalmente le enviará una carta en la que acusará recibo de la solicitud y le asignará un número de seguimiento. Si el componente requiere información adicional de usted para poder comenzar a procesar su solicitud, se comunicará con usted. Además, debe tener en cuenta que los componentes del DOJ normalmente utilizarán la fecha en la que comienzan una búsqueda de registros como la fecha de "corte" para identificar los registros que responden a una solicitud de la FOIA. Por supuesto, puede especificar un rango de fechas diferente para los registros que busca, y el componente buscará registros creados durante el período de tiempo que especifique.
Registros de la Ley de Privacidad
En determinadas circunstancias, puede tener derecho a recibir más información según la Ley de Privacidad de 1974 (una ley federal independiente) que según la FOIA. Según la FOIA, generalmente cualquier persona puede solicitar acceso a cualquier registro de una agencia federal. Las solicitudes de la Ley de Privacidad son más limitadas y solo pueden realizarlas (a) ciudadanos estadounidenses o extranjeros admitidos legalmente para la residencia permanente en los EE. UU., (b) que buscan información sobre sí mismos, (c) que se mantiene en un sistema de registros y se accede a ella utilizando sus nombres u otros identificadores personales. Incluso si una solicitud no menciona la Ley de Privacidad, el DOJ automáticamente trata las solicitudes aplicables como si se hubieran realizado bajo la FOIA y la Ley de Privacidad. De esta manera, los solicitantes reciben la máxima cantidad de información disponible para ellos según la ley.
V. Tiempos de respuesta
Según la FOIA, todas las agencias federales deben responder a una solicitud de la FOIA dentro de los veinte días hábiles, excluyendo sábados, domingos y feriados legales. Este período de tiempo generalmente comienza cuando la oficina de la FOIA del componente del DOJ que mantiene los registros solicitados recibe efectivamente la solicitud. Si su solicitud fue enviada a un destinatario incorrecto, el componente del DOJ que la recibe la reenviará al componente del DOJ correspondiente. Si el DOJ demora más de diez días en enviar su solicitud al componente correspondiente, el período de veinte días comienza a correr en ese momento, incluso si el componente correspondiente aún no ha recibido su solicitud.
Muchos componentes del DOJ reciben cientos, miles o decenas de miles (FBI, DEA, EOIR) de solicitudes cada año. Muchas de estas solicitudes requieren una revisión línea por línea de cientos o incluso miles de páginas de documentos. Aunque el DOJ hace todo lo posible por responder a las solicitudes de la FOIA lo más rápido posible, en algunos casos simplemente no puede hacerlo dentro del período de tiempo especificado. Esto puede deberse al volumen de registros en cuestión en una solicitud determinada o al hecho de que el componente tiene una acumulación de solicitudes recibidas previamente que están esperando ser procesadas. Algunos componentes utilizan colas de procesamiento de "varias vías" para administrar sus pesadas cargas de trabajo de la FOIA; las descripciones de los componentes de sus sistemas de procesamiento de múltiples vías se incluyen en el Anexo B.
Conforme a la FOIA, un componente puede extender el tiempo de respuesta de veinte días cuando existen "circunstancias inusuales". Existen circunstancias inusuales cuando:
- el componente debe recopilar registros de respuesta de oficinas separadas;
- la solicitud involucra una cantidad "voluminosa" de registros que deben ubicarse, compilarse y revisarse; o
- El componente debe consultar con otra agencia federal u otros componentes del DOJ que tengan un interés sustancial en la información de respuesta.
Cuando se necesita una extensión de tiempo de este tipo, el componente se lo notificará por escrito y le ofrecerá la oportunidad de modificar o limitar el alcance de su solicitud. De manera alternativa, puede aceptar un cronograma diferente para el procesamiento de su solicitud. El enlace público de la FOIA del componente puede ayudarlo con esto.
Centro de servicio para solicitantes y enlaces públicos de la FOIA
Los solicitantes de la FOIA pueden comunicarse en cualquier momento con el Centro de servicio para solicitantes de la FOIA de un componente para verificar el estado de sus solicitudes de la FOIA. Como se mencionó anteriormente, el DOJ ha establecido un centro de este tipo para cada uno de sus componentes. También hay un enlace público de la FOIA designado para cada componente que supervisa el Centro de servicio para solicitantes de la FOIA. La información de contacto de los Centros de servicio para solicitantes de la FOIA, así como los nombres y números de teléfono de los enlaces públicos de la FOIA, se pueden encontrar en el Anexo B. Se recomienda encarecidamente a los solicitantes de la FOIA que utilicen estos servicios siempre que tengan una pregunta o inquietud sobre su solicitud.
VI. Procesamiento acelerado
En determinadas condiciones, usted puede tener derecho a que su solicitud se procese de manera acelerada. El DOJ reconoce cuatro estándares específicos por los cuales se les otorgará a los solicitantes un procesamiento acelerado de una solicitud o apelación de la FOIA. El procesamiento acelerado se otorgará si:
- se podría esperar razonablemente que la falta de una tramitación acelerada represente una amenaza para la vida o la seguridad física de una persona;
- una persona sufrirá la pérdida de derechos sustanciales al debido proceso, la aceleración es apropiada. En este sentido, normalmente no se agilizará una solicitud simplemente porque el solicitante se enfrenta a una fecha límite judicial en un procedimiento judicial;
- la solicitud la realiza una persona que se dedica principalmente a difundir información al público y la información se necesita con urgencia para informar al público sobre alguna actividad real o presunta del gobierno federal; o
- el tema de la solicitud es de amplio y excepcional interés mediático y la información solicitada implica posibles preguntas sobre la integridad del gobierno que afectan la confianza pública. Las decisiones de agilizar según este cuarto estándar las toma el director de Asuntos Públicos del Departamento de Justicia.
Una solicitud de procesamiento acelerado debe ir acompañada de una declaración que establezca las razones por las que su solicitud o apelación debe ser acelerada. Debe certificar que las razones que ha dado son verdaderas y correctas. El componente deberá notificarle su decisión de conceder o denegar el procesamiento acelerado dentro de los diez días calendario posteriores a la recepción de su carta. S i el componente rechaza su solicitud de procesamiento acelerado, se le informará de su derecho a presentar una apelación administrativa de esa denegación, que se manejará con celeridad. (Para obtener información sobre la presentación de apelaciones administrativas, consulte la Sección X de esta Guía de referencia).
VII. Tarifas
No se requiere una tarifa inicial para presentar una solicitud de la FOIA; de hecho, en la mayoría de las solicitudes realizadas al DOJ, nunca se cobran tarifas. La FOIA prevé el cobro de ciertos tipos de tarifas en algunos casos.
Solo a los efectos de la evaluación de tarifas, la FOIA divide a los solicitantes en tres categorías. La primera categoría incluye a los solicitantes de uso comercial, a quienes se les pueden cobrar tarifas por buscar registros, "procesarlos" (es decir, revisarlos para determinar la aplicación de las exenciones de la FOIA) y duplicarlos para responder a una solicitud. La segunda categoría incluye a las instituciones científicas educativas o no comerciales y a los representantes de los medios de comunicación, a quienes solo se les cobran tarifas de duplicación y se les proporcionan las primeras cien páginas solicitadas de forma gratuita. La tercera categoría incluye a todos los demás solicitantes, a quienes se les cobra únicamente por las búsquedas y duplicaciones de registros. Para los solicitantes que no tienen fines comerciales, no se cobra por las primeras dos horas de búsqueda ni por las primeras 100 páginas de duplicación o su equivalente en costo. Actualmente, el DOJ cobra cinco centavos por página por duplicación. Cobra una tarifa de búsqueda por hora que se aproxima aproximadamente al salario y nivel de experiencia del personal que realiza la búsqueda. En todos los casos, si la tarifa total no excede un monto mínimo, actualmente $25 dólares estadounidenses, el DOJ no cobrará ninguna tarifa.
Siempre puede incluir en su carta de solicitud una declaración que limite el monto que está dispuesto a pagar en tarifas en caso de que se apliquen. Si un componente estima que las tarifas totales para procesar su solicitud excederán los $25 dólares estadounidenses, le notificará por escrito el estimado y le ofrecerá la oportunidad de limitar su solicitud para reducir las tarifas. Si continúa buscando todos los registros involucrados, se le pedirá que exprese su compromiso de pagar las tarifas estimadas y se suspenderá el procesamiento de su solicitud hasta que acepte hacerlo. Por lo general, no se le solicitará que pague las tarifas hasta que se hayan procesado los registros y estén listos para enviárselos. Sin embargo, si en el pasado no ha pagado las tarifas dentro de los treinta días posteriores a la facturación, o si las tarifas estimadas superan los $250 dólares estadounidenses, es posible que se le solicite que pague las tarifas estimadas por adelantado, es decir, antes de que se procesen los registros. Si acepta pagar las tarifas y luego no lo hace dentro de los treinta días posteriores a la facturación, se le pueden cobrar intereses sobre el saldo vencido y el DOJ no procederá con ninguna otra solicitud suya hasta que se haya realizado el pago completo. Si acepta pagar las tarifas por una búsqueda de registros, tenga en cuenta que es posible que se le solicite que pague dichas tarifas incluso si la búsqueda no encuentra ningún registro que responda o, si se encuentran registros, incluso si se determina que están completamente exentos de divulgación. Si tiene alguna pregunta sobre una estimación o evaluación de tarifas, no dude en comunicarse con el Centro de servicio para solicitantes de la FOIA o el enlace público de la FOIA del componente. Hay componentes disponibles para ayudarlo a reformular su solicitud para satisfacer sus necesidades a un costo menor.
VIII. Exenciones de tarifas
Si espera o se le informa que se le cobrará una tarifa, puede solicitar una exención de esas tarifas. Según la FOIA, las exenciones de tarifas se limitan a situaciones en las que un solicitante puede demostrar que la divulgación de la información solicitada es de interés público porque es probable que contribuya significativamente a la comprensión pública de las operaciones y actividades del gobierno y no es principalmente en el interés comercial del solicitante. Las solicitudes de exención de tarifas de personas que buscan registros que les pertenecen generalmente no cumplen con este estándar porque dichas divulgaciones generalmente benefician al solicitante individual en lugar de fomentar la comprensión pública de las operaciones y actividades del gobierno. Además, la incapacidad de un solicitante para pagar las tarifas no es una base legal para otorgar una exención de tarifas.
IX. Determinaciones iniciales de solicitudes
Una vez que el componente haya procesado su solicitud y se haya resuelto cualquier problema relacionado con las tarifas, el componente le enviará una determinación inicial por escrito. En la gran mayoría de los casos, los componentes del DOJ incluirán todos los documentos que se pueden divulgar junto con la carta de determinación, aunque en algunos casos los documentos mismos pueden enviarse por separado, dentro de un tiempo razonable después de que se le haya enviado la carta de determinación. Como se mencionó anteriormente, la FOIA brinda acceso a todos los registros de agencias federales, o partes de esos registros, excepto en la medida en que esos registros estén protegidos por cualquiera de las nueve exenciones de la FOIA o tres exclusiones de las fuerzas del orden público. La carta de determinación le informará si se está reteniendo alguna información de conformidad con una o más de las exenciones. Cuando se retiene una página de un registro en su totalidad, el componente generalmente especificará la cantidad de páginas que se retienen o hará un esfuerzo razonable para estimar el volumen de la información retenida. Cuando se retiene parcialmente una página de un registro, las partes retenidas de la página normalmente se marcarán específicamente con las exenciones aplicables.
La FOIA autoriza a las agencias a retener información cuando prevean razonablemente que la divulgación perjudicaría un interés protegido por una de las nueve exenciones que cubren:
- información clasificada de defensa nacional y relaciones exteriores;
- reglas y prácticas internas del personal de la agencia;
- información cuya divulgación está prohibida por otra ley federal;
- secretos comerciales y otra información comercial o financiera confidencial o privilegiada;
- comunicaciones interinstitucionales o intrainstitucionales que están protegidas por privilegios legales;
- información que involucra asuntos de privacidad personal;
- registros o información recopilada para fines de las fuerzas del orden público, en la medida en que la divulgación de esos registros:
(A) pudiera razonablemente esperarse que interfiriera con los procedimientos del orden público,
(B) privaría a una persona de su derecho a un juicio justo o una sentencia imparcial,
(C) pudiera razonablemente esperarse que constituyera una invasión injustificada de la privacidad personal,
(D) pudiera razonablemente esperarse que revelara la identidad y/o información proporcionada por una fuente confidencial,
(E) revelaría técnicas y procedimientos para investigaciones o procesamientos de las fuerzas del orden público, o revelara pautas para investigaciones o procesamientos de las fuerzas del orden público, o
(F) pudiera razonablemente esperarse que pusiera en peligro la vida o la seguridad física de cualquier individuo;
- información relacionada con la supervisión de instituciones financieras; e
- información geológica sobre pozos.
El Congreso brindó protección especial en la FOIA para tres categorías limitadas de registros de seguridad nacional y del orden público. Las disposiciones que protegen esos registros se conocen como "exclusiones". La primera exclusión protege la existencia de una investigación penal de las fuerzas del orden público en curso cuando el sujeto de la investigación no sabe que está pendiente y podría esperarse razonablemente que la divulgación interfiera con los procedimientos del orden público. La segunda exclusión se limita a las agencias del orden público penales y protege la existencia de registros de informantes cuando el estado del informante no ha sido confirmado oficialmente. La tercera exclusión se limita al FBI y protege la existencia de registros de inteligencia o contrainteligencia extranjera, o registros de terrorismo internacional cuando la existencia de dichos registros es clasificada. Los registros que caen dentro de una exclusión no están sujetos a los requisitos de la FOIA. Por lo tanto, cuando un componente responde a su solicitud, limitará su respuesta a aquellos registros que están sujetos a la FOIA.
X. Apelaciones administrativas
Puede presentar una apelación administrativa si no está satisfecho con la respuesta inicial de un componente del DOJ. También puede presentar una apelación administrativa si ha solicitado un procesamiento acelerado o una exención de tarifas y el componente no ha concedido esa solicitud. También puede apelar una determinación de que lo que se ha solicitado no está razonablemente descrito, que un registro no existe o no se puede localizar, que un registro no es fácilmente reproducible en la forma o formato solicitado, que la información solicitada no es un registro sujeto a la FOIA, o una determinación con respecto al cobro de una tarifa. En resumen, puede apelar cualquier determinación adversa realizada por un componente.
Se le informará de su derecho a presentar una apelación administrativa en la respuesta del componente que contenga la determinación adversa. También se le informará que tiene la opción de ponerse en contacto con el enlace público de la FOIA del componente o la Oficina de Servicios de Información del Gubernamental (OGIS, por sus siglas en inglés) en la Administración Nacional de Archivos y Registros. Esos recursos pueden responder cualquier pregunta que tenga sobre el manejo de su solicitud. Si decide presentar una apelación, debe hacerlo por escrito y, para que se considere oportuna, debe tener matasellos o, en el caso de presentaciones electrónicas, debe transmitirse dentro de los 90 días calendario posteriores a la fecha de la respuesta del componente. Las apelaciones se pueden enviar al DOJ a través del portal web FOIA STAR, accesible en https://doj-foia.entellitrak.com/etk-doj-foia-prod/login.request.do. Las instrucciones sobre cómo utilizar este portal están disponibles en el sitio web de la OIP en http://www.justice.gov/oip/submit-and-track-request-or-appeal. Para enviar una apelación administrativa de la FOIA a través de FOIA STAR, primero debe crear una cuenta y convertirse en un usuario registrado en el sitio.
Las apelaciones también pueden enviarse por correo a:
Office of Information Policy
U.S. Department of Justice
6th Floor
441 G Street N.W.
Washington, D.C. 20530-0001
Tanto el frente del sobre como la carta de apelación administrativa deben contener la anotación "Apelación de la Ley de Libertad de Información". La OIP también acepta apelaciones administrativas por fax si se envían al (202) 514-1009.
No se necesita un formulario específico ni un idioma particular para presentar una apelación administrativa. Debe identificar el componente que rechazó su solicitud e incluir el número de solicitud inicial que el componente asignó a su solicitud y la fecha de la acción del componente. Si no se ha asignado un número de solicitud, debe adjuntar una copia de la carta de determinación del componente. No es necesario adjuntar copias de los documentos divulgados a menos que se relacionen con algún punto específico que esté planteando en su apelación administrativa. Debe explicar qué acción específica del componente está apelando, pero no necesita explicar el motivo de su desacuerdo con la acción del componente a menos que su explicación ayude al responsable de la apelación a tomar una decisión.
Las apelaciones administrativas de los componentes del DOJ son revisadas por un abogado de la OIP. El abogado normalmente tendrá disponibles todos los archivos relacionados con el procesamiento de su solicitud y tomará una determinación independiente sobre si el componente ha manejado su solicitud correctamente.
Según la FOIA, la OIP normalmente debe tomar una determinación sobre su apelación administrativa dentro de los veinte días hábiles. La OIP puede tomar una de varias medidas sobre su apelación administrativa. Puede confirmar la acción del componente en su totalidad, en cuyo caso a menudo identificará la razón por la cual la acción del componente fue adecuada. Alternativamente, puede confirmar parte de la acción del componente, pero de lo contrario "remitir" la solicitud en parte para que el componente tome alguna acción adicional. Finalmente, en algunas circunstancias, puede remitir la solicitud al componente en su totalidad para que tome medidas adicionales. Cuando se remite un caso, usted tendrá la oportunidad de apelar nuevamente ante la OIP si no está satisfecho en cualquier aspecto con la acción del componente en la remisión.
XI. Resolución de disputas
Como se mencionó anteriormente, cada componente tiene un enlace público de la FOIA que es un funcionario supervisor al que puede recurrir si no está satisfecho con los servicios recibidos del Centro de servicio para solicitantes de la FOIA del componente. El enlace público de la FOIA puede ayudarlo durante todo el proceso de solicitud, desde trabajar con usted y el componente para organizar un marco temporal alternativo para procesar su solicitud, hasta aumentar la comprensión sobre el estado de su solicitud y ayudarlo a resolver disputas. Todos los enlaces públicos de la FOIA del DOJ se enumeran en el Anexo B y su información de contacto también está disponible en el sitio web de cada componente.
Además, la Oficina de Servicios de Información del Gobierno (OGIS, por sus siglas en inglés), una oficina creada dentro de la Administración Nacional de Archivos y Registros, ofrece servicios de mediación a los solicitantes de la FOIA. Puede comunicarse con ellos de cualquiera de las siguientes maneras:
Office of Government Information Services
National Archives and Records Administration
Room 2510
8601 Adelphi Road
College Park, MD 20740-6001
Correo electrónico: ogis@nara.gov
Teléfono: 301-837-1996
Fax: 301-837-0348
Línea gratuita: 1-877-684-6448
Por último, la FOIA otorga a los solicitantes el derecho a impugnar la acción de una agencia en un tribunal federal. Antes de hacerlo, normalmente se le pedirá que haya presentado primero una apelación administrativa.
XII. Otros materiales de referencia
Otras fuentes generales de información sobre el uso de la FOIA incluyen:
- Su derecho a los registros federales. Este folleto es una publicación conjunta de la Administración de Servicios Generales (GSA, por sus siglas en inglés) y el DOJ. Está disponible para la venta en el Federal Citizen Information Center [Centro de Información para Ciudadanos Federales], Department 320N, Pueblo, CO 81009 o al (888) 878-3256. Esta publicación también está disponible en el sitio web del Centro de Información para Ciudadanos Federales de la GSA en http://publications.usa.gov/ (haga clic en "Federal Programs" [Programas federales], luego en "More books on this topic" [Más libros sobre este tema]" y desplácese hacia abajo hasta el título de la publicación) y en el sitio web de la FOIA del DOJ en "FOIA Reference Materials" [Materiales de referencia de la FOIA] en: http://www.justice.gov/oip/foia-resources.
- Guía para ciudadanos sobre el uso de la Ley de Libertad de Información y la Ley de Privacidad de 1974 para solicitar registros gubernamentales. Este informe fue publicado en 2005 por el Comité de Reforma Gubernamental de la Cámara de Representantes. Se puede acceder a este folleto en el sitio web de la FOIA del DOJ, en la sección "Materiales de referencia de la FOIA", en: http://www.fas.org/sgp/foia/citizen.html. También está disponible para la venta en la Oficina de Imprenta del Gobierno de los Estados Unidos, llamando al 1-866-512-1800.
- Además, una publicación más general, el Manual de acción del consumidor, describe qué agencias federales son responsables de problemas específicos de los consumidores y dónde escribir para obtener ayuda. Se pueden obtener copias de esta publicación de forma gratuita llamando al (888) 878-3256. También se puede acceder a este folleto en el sitio web de la Administración de Servicios Generales en www.consumeraction.gov (haga clic en "Lea el Manual de acción del consumidor").
- Una fuente general de información sobre el gobierno federal es El manual del gobierno de los Estados Unidos. Este manual describe las tres ramas del gobierno. El manual del gobierno de los Estados Unidos es publicado anualmente por la Oficina de Imprenta del Gobierno (GPO, por sus siglas en inglés) y está disponible en la mayoría de las bibliotecas. Se puede comprar directamente a la GPO. Para obtener información sobre precios y pedidos, llame gratis al 1-866-512-1800 o visite la librería en línea del gobierno de los EE. UU. en http://bookstore.gpo.gov/. Hay una versión de texto gratuita disponible en el sitio web de la GPO en http://www.usgovernmentmanual.gov/(S(oqb2o42yhwdoayhnd334wf4v))/Home.aspx.
Anexos:
A -- Lista de contactos de la FOIA en todas las agencias federales
C -- Descripciones de los principales sistemas de información
D -- Copia del Formulario DOJ-361 (Certificación de identidad)
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1 Secc. 552 del Tít. 5 del Cód. de los EE. UU. (2018)